Sie benötigen eine zuverlässige Datenerfassung und das schnell und unkompliziert? Rhenus :people! unterstützt Sie vollumfänglich in sämtlichen Themen rund um die Vorgangsbearbeitung. Wir begleiten Datenerfassungs-Dienstleistungen professionell und flexibel – und das branchenunabhängig. 

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Vieles ist heutzutage bereits digital – aber nicht alles. Prozesse im Büroalltag finden häufig noch in Verbindung mit physischen Daten statt. Das Arbeiten mit physischen Dokumenten ist jedoch erschwert, denn das Empfangen, Auslesen und Weiterleiten ist aufwendig. Bei digitalen Dokumenten ist der Prozess deutlich leichter, daher wollen viele Unternehmen Ihre physischen Daten digitalisieren. Eine Umstellung ist jedoch zeitaufwendig und muss gründlich durchgeführt werden, denn bei einer Umstellung dürfen auf keinen Fall Daten verloren gehen.  

In Zeiten von Big Data ist es entscheidend, dass Daten strukturiert und ausgewertet werden. Schließlich unterstützt die Datenerfassung- und Auswertung die Produktivität im Unternehmen.

WAS IST EINE DATENERFASSUNG? 

Um physische Dokumente auszulesen und diese vollständig in digitale Systeme oder Datenbanken zu übertragen, braucht es meist eine Datenerfassung. Dieser Prozess ist zeitintensiv und fehleranfällig. Dabei kommt es bei der Datenerfassung auf Genauigkeit an. Für viele Unternehmen stellt dieser Prozess eine belastende und zeitintensive Aufgabe dar.

MANUELLE DATENERFASSUNG UND -EINGABE

Eine Möglichkeit ist die Durchführung einer manuellen Datenerfassung. Hierbei werden die in Papierform vorliegenden Unterlagen von Mitarbeitern bearbeitet und manuell in Mandanten-Systeme übertragen. Die manuelle Datenerfassung wird häufig bei schwer lesbaren Dokumenten eingesetzt oder bei Dokumenten, die nicht gescannt werden sollen. Vorteil der Methode ist, dass sie als sehr sicher gilt, da die Informationen einzeln und händisch übertragen werden. Nachteil ist der einhergehende Aufwand: Eine manuelle Erfassung und Eingabe ist sehr zeitintensiv und hält die Mitarbeiter im Unternehmen vom Kerngeschäft ab.

AUTOMATISIERTE LÖSUNG

Eine weitere Möglichkeit, um die Datenerfassung durchzuführen, ist die einer automatisierten Lösung. Dies ist in der Regel auch die schnellste Option in der Verarbeitung, allerdings müssen hierbei einige Voraussetzungen erfüllt sein: Einheitliche Papierformate, keine oder nur gut leserliche handschriftliche Dokumente – nur so kann eine automatisierte Datenauslese, mit geringsten oder keinen Fehlerquoten gewährleistet werden. 

HYBRIDE DATENERFASSUNG 

Neben der automatisierten und manuellen Datenerfassung besteht ebenfalls die Möglichkeit der hybriden Datenerfassung. Hierbei werden Ihre Daten automatisiert erfasst, sofern die Dokumente ein einheitliches Format haben, lesbar sind und keine handschriftlichen Texte enthalten. Wenn dies nicht gegeben ist, wird die Datenerfassung von den Mitarbeitern manuell durchgeführt.

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DIENSTLEISTER DATENERFASSUNG  

Um den Aufwand intern zu umgehen, gibt es spezialisierte Datenerfassungs-Dienstleister wie Rhenus :people!. Unsere Mitarbeiter übernehmen die aufwendige Tätigkeit der manuellen Dateneingabe für Sie. Wir sichten Ihre physischen Unterlagen und kümmern uns um die Übertragung in Ihre Systeme.  

Bei der Datenerhebung gehen unsere Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt sorgfältig mit den sensiblen Daten um und pflegen Sie manuell in die zur Verfügung gestellten Systeme ein.